Lorsqu’on décide de s’organiser, ce qui est déjà un très bon pas, le premier outil vers lequel on se tourne est bien souvent la to do list.  Seulement si faire une to do list efficace paraît simple d’apparence,  il y a tout de même des éléments à connaitre et à mettre en place, pour que celle-ci vienne nous aider et nous motiver, et non l’inverse.

En effet, dans la plupart des cas, on se lance dans l’établissement de notre to do list, sans savoir réellement comment faire. Et très vite on se rend compte qu’elle a plus tendance à nous décourager qu’à nous motiver au quotidien. Elle ne cesse de s’allonger, et ne s’achève pas un jour sans qu’on en parvienne au bout. Dès lors, on se sent plus frustré, déçu et submergé que fier, satisfait, et productif.

Cela n’est pas une fatalité ! En mettant en application les différents conseils que je vais te partager dans cet article, tu parviendras alors à établir une bonne to do list qui viendra te servir et t’aider chaque jour !

 

Faire une to do list commence par …

déterminer ses objectifs. S’organiser, juste pour s’organiser ne sert à rien. Voilà, c’est dit ! L’organisation n’est pas une fin en soi, c’est un moyen de te rendre là où tu souhaites. J’aime comparer l’organisation à un moyen de transport. Imaginons que tu sois au point A et que tu veuilles te rendre au point B, l’organisation est l’avion qui va te permettre de t’y rendre rapidement et efficacement. Tu comprendras donc, que sans point où te rendre, l’avion ne te sert à rien. L’organisation c’est la même chose.

Peu importe le moyen d’organisation que tu décides d’adopter, celui-ci doit t’aider dans l’atteinte de tes objectifs, et pour cela il est essentiel que tu connaisses tes objectifs. Qu’ils soient clairement définis. Clairement quantifiés. Clairs dans ton esprit.

Sans ça, tu auras tendance à remplir ta to do list de tâches sans réelle importance, qui ne t’aideront pas vraiment à atteindre tes objectifs. Donc, tu l’auras compris, la première étape, c’est de définir tes objectifs. Pour cela, je te renvoie vers l’épisode de podcast qui porte sur ce sujet et qui te guide pour définir tes objectifs précisément : DÉFINIR SES OBJECTIFS AVEC CLARTÉ

Une fois ces objectifs définis, garde en tête que les tâches figurant sur ta to do list doivent te permettre d’avancer vers leur réalisation. Fais en sorte, CHAQUE jour, d’avancer vers l’atteinte de tes objectifs.

 

Être précis

Le principe même de la to do list, et ce qui la rend si puissante, c’est la satisfaction que l’on ressent lorsque l’on barre les tâches effectuées, au fur et à mesure de notre avancée. Aussi, pour faire une to do list efficace, il est indispensable de découper au maximum ses différentes tâches.

Imaginons que tu souhaites créer une formation en ligne. Si tu ne découpes pas cette tâche, tu vas noter pendant des semaines, voire des mois, sur ta to do list « Créer ma formation », sans jamais la barrer. Tu auras alors l’impression de ne pas avancer et que ce gros projet est sans fin. Interminable.

Au lieu de ça, si tu découpes cette tâche en une multitude de petits pas, tels que définir ma cible, échanger avec elle pour comprendre ses besoins et problématiques, faire des recherches, établir le plan de ma formation, rédiger son script, créer les supports visuels, etc. alors tu pourras barrer les tâches au fur et à mesure et tu prendras conscience de ton avancée. Tu seras alors beaucoup plus motivé à avancer !

Donc, il est vraiment important que tu découpes tes objectifs en sous objectifs, puis en tâches et sous tâches à introduire quotidiennement dans ta to do list pour rendre cet outil efficace et motivant !

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LA clé pour faire une to do list efficace

Le plus gros problème rencontré par les personnes utilisant la to do list, est qu’elles ne parviennent pas à en venir au bout. En effet, c’est si satisfaisant de libérer de l’espace dans son mental en notant TOUT ce qu’on a à faire ! On se sent si léger que l’on y note même les tâches que l’on procrastine depuis tant de temps. Nous vient alors un élan de motivation nous menant à surestimer nos capacités et à prévoir en une journée une charge de travail équivalente à 48h, voire plus. Là est l’erreur !

Tout noter et libérer ton cerveau des « il faut que » c’est bien et je t’invite sincèrement à le faire. Mais pas forcément sur ta to do list. Établis une liste où tu notes TOUT, puis viens établir ta to do list (journalière, hebdomadaire, mensuelle) en piochant dans cette liste. Déjà tu y verras beaucoup plus clair !

Ensuite, à côté de chaque tâche notée sur ta to do list, viens noter une durée pour l’effectuer. Cela te permettra de savoir si tout va rentrer dans ta journée. Par exemple, si tu as prévu de travailler 8h et qu’en notant le temps de chaque tâche tu parviens à 12h de travail, tu te rendras vite compte qu’il y a quelque chose qui bloque et que tu dois réajuster ta to do list. Je t’ai écrit un article entier à ce sujet pour t’aider à alléger ta to do list : 4 étapes pour alléger sa to do list

Face à ce conseil, on me dit souvent « Oui, mais Marie-Line, comment déterminer le temps d’une tâche ? » Si c’est une tâche que tu as déjà réalisée, cela devrait t’être assez facile de la quantifier. Si c’est une nouvelle tâche, alors il va falloir te baser sur une estimation. Je te recommande de prévoir large dans le cas de nouvelles tâches. Progressivement, tu parviendras de mieux en mieux à quantifier tes tâches.

Bien sûr, pense à prévoir des marges pour gérer les imprévus. Pour reprendre notre exemple, si tu as 8h pour travailler, ne prévois pas 8h de tâches, mais plutôt 7h. Ainsi, tu auras une zone tampon pour gérer les imprévus.

 

Déterminer un ordre de priorité pour chacune des tâches

Une fois que ta to do list est établie avec des tâches qui vont te mener à l’atteinte de tes objectifs, des tâches précises et quantifiées, il s’agit de venir les organiser. Pour cela, tu peux les planifier à un horaire spécifique de ta journée, c’est personnellement ce que je fais, ou tu peux simplement venir les classer dans un ordre de priorité.

Comment bien les prioriser ? Pour cela je te renvoie vers cet article qui t’explique tout en détail : 3 clés pour parvenir à prioriser ses tâches !

D’un point de vue général, il s’agit de venir placer en priorité tes trois grosses pierres, autrement dit tes trois priorités qui te permettront vraiment d’avancer vers tes objectifs (tes tâches urgentes ET importantes pour reprendre la matrice d’Eisenhower).  Et parmi celles-ci, place en premier celle qui te fait le plus peur, pour reprendre la théorie de Brian Tracy dans Avalez le crapaud. Ainsi, tu te sentiras inarrêtable pour la suite de tes tâches.

Puis, viens ensuite classer tes autres tâches par rapport à leur degré d’importance et d’urgence. Cette étape est indispensable pour faire une to do list efficace, car ça te permettra d’assurer la réalisation sure des tâches qui sont les plus importantes. Aussi, peu importe les imprévus de ta journée, tu sais que tu réaliseras le plus important : ce qui te fera avancer vers tes objectifs.

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Je peux t’assurer qu’en mettant en place ces 4 conseils, 4 étapes, ta to do list sera efficace, ce qui te motivera et te permettra d’être productif ! Comme tu l’auras compris, tu peux tout à fait établir plusieurs to do list : annuelle, mensuelle, hebdomadaire, journalière. À toi de voir ce qui te correspond et te convient le mieux. Personnellement, j’ai mes objectifs à l’année et plus, et puis une to do list mensuelle, hebdomadaire et journalière (que je viens planifier heure par heure dans ma journée).

En terme d’outils tu peux tout aussi bien opter pour un outil numérique que pour le papier. C’est comme tu préfères !

Et toi, utilises-tu la to do list ? Es-tu plutôt papier ou numérique ?

Et si tu allais plus loin dans ton organisation ? Tu es entrepreneur et tu as du mal à trouver ton rythme, à être productif et à avancer efficacement vers tes objectifs ? Réserve dès à présent ton appel découverte en cliquant ici Accompagnement organisation pour entrepreneur !

 

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