Si tu te demandes comment font les personnes overbookées pour gérer leur temps de façon sereine, comment font ces entrepreneurs pour accomplir tant de choses, ou encore comment faire en sorte d’avancer efficacement vers ses objectifs, j’ai une clé à te partager : prioriser ses tâches.

Le problème c’est que nous sommes nombreux, et cela est peut-être ton cas, à vouloir tout faire en même temps. Nous avons une multitude de projets et à l’intérieur même de ces projets, nous avons une multitude d’actions à mettre en place.

Or, non seulement le temps d’une journée n’est pas extensible, mais en plus nous sommes des êtres humains. Nous avons donc besoin de nous accorder des pauses et du repos.

Il est possible de tout avoir, et j’insiste sur ce point. Il est possible de créer les quatre business que tu as en tête. Il est possible d’avoir des relations épanouies, tout en étant entrepreneur. Il est possible d’avoir du temps pour toi tout en atteignant tes objectifs. TOUT est possible. 

Seulement, il faut savoir rester focus et avancer sur un objectif à la fois. Un projet après l’autre. Et pour cela, il faut savoir prioriser ses tâches efficacement !

 

La métaphore du vase

Pour comprendre clairement l’importance de la priorisation, il y a une métaphore connue que j’aime beaucoup : celle du vase. Imaginons que tu aies un vase et que tu doives y placer à la fois de grosses pierres, des petites pierres et du sable.

Si tu commences par placer le sable, puis les petites pierres et enfin les grosses pierres, il y a de grandes probabilités que le tout ne rentre pas dans le vase.

En revanche, si tu commences par y placer les grosses pierres, puis les petites pierres. Celles-ci vont venir combler les trous laissés par les grosses pierres. Et si enfin, tu rajoutes le sable, celui-ci va venir remplir les petits trous restants, et alors le tout rentrera dans le vase.

Dans ton planning, c’est la même chose. Si tu souhaites que tout rentre, il te faut avant tout placer tes grosses pierres, puis tes petites pierres et garder le sable pour les trous restants. Et alors, tout rentrera dans ton planning et tu avanceras efficacement vers ce qui compte pour toi.

Seulement, comment prioriser ses tâches ? Comment définir ce que sont nos grosses pierres, nos petites pierres et le sable ? Voici 3 clés pour prioriser ses tâches. 

 

Savoir prioriser ses tâches efficacement, c’est avant tout connaitre clairement son objectif

Imaginons que tu te retrouves dans cette situation : tu n’as qu’une heure pour travailler et plusieurs options s’offrent à toi. Tu peux soit rédiger une newsletter, ou alors avancer une commande d’un de tes clients, ou encore te former. Que choisis-tu ?

Le choix s’annonce complexe, n’est-ce pas ? Car chacune de ces options s’avère importante. Dans ce cas, rappelle-toi ton objectif et tes priorités. Demande-toi toujours « qu’est-ce qui est important pour moi ? ». Est-ce d’évoluer en te formant ? Est-ce de satisfaire ta clientèle ? Est-ce de développer ta liste email, pour mettre en place du revenu passif ?

Qu’est-ce qui est important pour toi ? Quel est ton objectif ultime ? Et face à ça, quel est ton plan d’action pour y parvenir ? Une fois que tu es clair sur ces points, tu sauras, parmi tes tâches à effectuer, lesquelles sont prioritaires.

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2 méthodes pour prioriser ses tâches efficacement

Parfois, plusieurs tâches seront importantes à effectuer et t’amèneront à atteindre ton objectif. Dès lors, comment prioriser ses tâches ? Voici deux méthodes qui t’aideront grandement : la matrice d’Eisenhower et la loi de Pareto.

La matrice d’Eisenhower consiste à classer tes tâches selon leur ordre d’importance et d’urgence. En premières sont donc les tâches importantes et urgentes, puis les tâches importantes, mais non urgentes. Les tâches non importantes, mais urgentes sont à déléguer, là où les tâches non importantes et non urgentes sont à supprimer.

Pour aller plus loin sur ce point, je te renvoie vers mon article pour alléger ta to do liste, qui reprend en détail ces 4 points.

Deuxièmement, la loi de Pareto, autrement appelé la loi 80/20, consiste à ne sélectionner que les tâches qui te prendront 20% de tes ressources (temps, énergie, argent) pour 80% de résultats. Et au contraire, à supprimer les tâches qui te prendront 80% de tes ressources pour seulement 20% de tes résultats.

Par exemple, imaginons que tu veuilles développer ta liste email. Pour cela, plusieurs actions sont possibles et te permettraient potentiellement d’atteindre cet objectif. Tu peux créer un cadeau gratuit (un freebie), développer une newsletter, mettre en place des pop-up sur ton site, écrire des articles invités, etc. Mais quelle action va te prendre seulement 20% de tes ressources pour 80% des résultats ? Telle est la question à te poser.

Au départ, la loi de Pareto peut paraître un peu abstraite. En effet, comment savoir que telle action va aboutir à 80% de résultat ? Il s’agit là d’estimer les ressources nécessaires et les résultats potentiels de tes actions, afin de les prioriser. Puis, d’analyser les réels résultats obtenus et les réelles ressources dépensées, afin d’adapter tes estimations et de prioriser encore plus efficacement par la suite.

 

Savoir dire non

Enfin, la dernière clé que je souhaitais te partager afin de bien prioriser est le fait de savoir dire non, le fait d’oser t’affirmer.

En effet, si tu établis ton planning en fonction de tes priorités, mais qu’à chaque personne te demandant un service tu réponds par l’affirmative, alors tu n’avanceras pas sur les tâches qui sont importantes pour toi et tu ne feras que traiter les urgences et rendre service.

Si tu ne choisis pas tes priorités, personne ne les choisira à ta place. C’est pourquoi il est vraiment important que tu oses dire non.

Je ne dis pas de rendre service à personne, mais simplement de trouver un arrangement. Par exemple, si une personne te demande de relire un document vraiment important pour elle à un moment où tu es censé travailler sur ton projet, alors au lieu de répondre « oui » et de le lire tout de suite, tu peux simplement lui répondre que tu le feras, mais à ta pause midi. Ainsi, la personne sera contente, car tu lui rends service et en même temps, cela n’influe pas sur tes résultats et ton avancée.

On a tendance à concevoir le « non », comme quelque chose de négatif, mais ce n’est pas forcément le cas. Oser dire non, c’est se placer en priorité et ainsi donner l’opportunité à l’autre d’en faire de même. Dire non, c’est aussi faire preuve d’honnêteté. Personnellement, je préfère que mon ami me dise non, plutôt que oui, mais de façon forcée, et je ne pense pas être la seule à penser ainsi.

Donc, changer ta perception du non te permettra d’oser t’affirmer plus facilement et de réellement avancer sur ce qui te tient à cœur. C’est un point important à retenir.

 

La matrice de décision - C'est ton tour

Voilà, je t’ai partagé les 3 clés qui m’aident au quotidien pour prioriser mes tâches efficacement. J’espère que cet article t’aura plu et aidé, et que tu es maintenant prêt à mettre en place ces 3 clés afin d’avancer efficacement vers tes objectifs !

Pour aller plus loin dans ton organisation, réserve ta place en coaching dédié aux entrepreneurs ! Rendez-vous ici pour en savoir plus :  Accompagnement organisation pour entrepreneurs

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